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Votre vie privée nous tient à coeur. Notre entreprise prend tout les moyens nécessaires pour que vos renseignements personnels soient en sécurité. C'est pour cette raison que nous priorisons les communications en direct, de vive voix. 

Nous sommes conscient qu'à l'ère où nous sommes les communications numériques sont parfois plus rapides.

 

Renseignements recueillis sur ce site 

Sachez qu'en parcourant notre site web, Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. ne récolte pas vos renseignements personnels pouvant vous identifier. 

*Prendre note que sur notre site internet nous ne récoltons aucun témoin de navigation (cookies)*

 

Voici donc notre « Politique de gestion des renseignements personnels et de confidentialité »

 

TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DÉTENUS PAR L’ENTREPRISE 

Renseignements d’identification et de communication : 

Dans notre entreprise, les renseignements personnels des clients sont conservés à l’aide de la plateforme Medexa permettant d’assurer une bonne traçabilité des services rendus et des accès aux renseignements personnels effectués par le personnel de notre entreprise. Nous recueillons les renseignements personnels suivant incluant, notamment, mais sans s’y limiter, le prénom, nom, date de naissance, numéro d’assurance maladie, numéro de téléphone, adresse personnelle, adresse courriel afin d’être en mesure de contacter les patients et facturer nos services. 

Certains renseignements sur la santé et mode de vie des clients: 

Les renseignements personnels suivants sont collectés et sert à informer les thérapeutes autorisés à leur dossier (physiothérapeutes, ergothérapeutes, technologues en physiothérapie, massothérapeutes, acupuncteurs et/ou ostéopathes) sur leur état de santé: diagnostic médical/motif de consultation, nom de leur médecin de famille, antécédents médicaux et de santé, liste de médicaments, leur genre, historique des rendez-vous et communications courriels et vocales (stocké dans leur dossier numérique), historique des notes de traitements (stocké dans leur dossier numérique). 

 

PERSONNES AYANT ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès aux renseignements concernant les clients: 

a) Le personnel de notre entreprise ayant besoin de leurs renseignements personnels dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de renseignements personnels des clients: 

- Thérapeute(s) du ou des services pour le ou lesquels ils consultent; 

- Responsable de la protection des renseignements personnels de l’entreprise; 

- Adjointe(e) administrative(s) (facturation, rendez-vous, classement de documents,   

communications); 

b) Le fournisseur de service d’électrothérapie ayant besoin de certains de leurs renseignements personnels, SEULEMENT, dans le cadre où une demande de prestation de service est nécessaire et souhaitée par eux-mêmes; 

c) Le tuteur légal d’une personne de moins de 14 ans, si cette situation les implique; 

d) Autorité compétente si la loi l’exige; 

e) Lorsqu’un des tiers payeurs suivants débourse pour leurs consultations: Commission des normes de l’équité de la santé et sécurité au travail (CNESST), Société d’assurance automobile du Québec (SAAQ) et l’Indemnisation des victimes d’actes criminels (IVAC), à leur demande, nous devons leur communiquer certains renseignements les concernant (ex.: rapport en physiothérapie, ergothérapie, résultats imageries, etc.). Nous devons également, dans ces cas-là, faire parvenir tout rapport et suivi avec leur médecin traitant. 

Conservation de vos renseignements personnels

Si un client communique avec nous par courriel, sachez que de cette façon certaines informations sont collectés. Tout dépendant des renseignements transmis, il se peut que ces échanges (incluant les documents joints) soient conservés à son dossier numérique et dans notre boîte courriel.

Les renseignements personnels recueillis sont conservés pour toute la durée de traitements (papier/électronique) et sont par la suite archivés pour une durée de cinq ans selon le(s) code(s) de déontologie de(s) l’ordre(s) professionnel(s) des thérapeutes autorisés (version électronique) au dossier. S’il existe une version physique (manuscrite) du dossier elle sera détruite (déchiqueteuse).  

Si un organisme payeur est au dossier (CNESST, SAAQ, IVAC, etc.) nous conservons les preuves de paiements (contenant nom, prénom, numéro de dossier, jours de traitements, date d’événement) dans nos dossiers papiers pour la comptabilité de l’entreprise (à des fins fiscales) pour une durée de sept ans. À la fin du terme de sept ans ces documents seront détruits (déchiquetés). 

Les renseignements personnels sont protégés en tout temps, que se soit des dossiers physiques (papiers) sous clés ou numérique sur des serveurs qui respectent les hautes normes de sécurités en vigueur au Canada.  

En aucun cas Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. ne partage, n'échange ou ne vend vos données sans consentement.

Il se peut que certaines lois et obligations nous exige de transmettre certaines de ces informations.

 

VOS DROITS

Tous les clients sont en droit de demander la consultation, le retrait et/ou la modification de leurs renseignements personnels. Il est à noter que certains de ces renseignements sont essentiels à ce que nous puissions leur fournir les services de soins nécessaires. Il est possible d’en faire la demande en contactant la responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées plus bas). 

En cas de retrait de certains renseignements personnels à leur dossier il pourrait être difficile, voire impossible, d’offrir les services nécessaires à leur rétablissement. 

Il est à noter que notre entreprise peut toutefois refuser une rectification si elle contrevient aux lois et règlements applicables en la matière. Nous fournirons alors le justificatif complet menant à ce refus.  

 

Coordonnées de la responsable de la protection des renseignements personnels: 

Alexandra Chainey  

Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. 

102-156 rue Lescarbeault 

Saint-Alexis-de-Montcalm (Québec), J0K 1T0 

(450) 839-7889 option 1 

Procédure de traitement des plaintes relatives au traitement des renseignements personnels.  

La procédure suivante précise comment porter plainte concernant les pratiques en matière de protection des renseignements personnels que détient l’entreprise Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. Elle précise aussi les critères de recevabilité, du déroulement, des délais prévus ainsi que les rôles et responsabilités de la dirigeante/responsable de la protection des renseignements personnels et du Comité d’accès à l’information. 

Tout au long de la procédure de plainte ainsi que toute la durée de conservation (jusqu’à la destruction) l’entreprise Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. s’engage à respecter la confidentialité concernant les documents et l’identité de la personne plaignante. 

Toute plainte est confidentielle. Seules les informations nécessaires sont divulguées aux personnes concernées dans le cadre de leur fonction au sein du comité d’accès à l’information. Ces informations sont conservées pour la durée nécessaire au traitement de la plainte. 

 

Réception de la plainte 

Toute plainte concernant la gestion des renseignements personnels par l’entreprise Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. doit être faite par écrit, adressée au responsable de l’accès et transmise par courriel à admin@physionouvelleacadie.com ou par la poste à l’adresse suivante : 

 

Alexandra Chainey  

Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. 

102-156 rue Lescarbeault 

Saint-Alexis-de-Montcalm (Québec), J0K 1T0 

(450) 839-7889 option 1 

 

Tout membre du personnel de Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc. saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’accès. Ce dernier doit accuser réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables. 

Une plainte est recevable si :  

  • Elle est formulée par une personne physique; 

  • Elle concerne une insatisfaction relative à une pratique, action ou inaction de l’entreprise quant à la gestion ou la protection des renseignements personnels qu’elle détient à son sujet; 

  • Elle contient les éléments suivants : 

  • Nom, prénom et coordonnées de la personne plaignante; 

  • Une description suffisamment précise de la situation problématique; 

  • La ou les mesure(s) correctrice(s) souhaitée(s). 

Une plainte n’est pas recevable si elle : 

  • Est anonyme; 

  • Est abusive, frivole ou manifestement faite de mauvaise foi; 

  • Contient des propos à caractère haineux ou diffamatoire; 

  • Ne contient pas les informations et précisions nécessaire à son traitement; 

Aussi ne sera pas traitée, selon la présente procédure, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans les activités régulières de l’entreprise et sans qu’une plainte écrite n’ait été déposée par une personne physique. 

Une plainte formulée ne sera pas dédommagée. 

La responsable de l’accès répondra à la personne plaignante par écrit que la plainte soit recevable ou non. Si la plainte n’est pas recevable les raisons seront expliquées. 

Lorsque la plainte est recevable, une analyse sera faite par la personne responsable à l’accès. Lorsque tous les faits et éléments sont recueillis la responsable détermine si la plainte est fondée ou non et si des mesures correctrices ou interventions doivent être réalisées. 

La plainte est fondée lorsque l’analyse démontre une erreur ou un manquement du comité d’accès à l’information. 

Le responsable pourra alors émettre des recommandations au comité d’accès à l’informations afin qu’une situation semblable ne se reproduise pas. 

Le traitement d’une plainte sera complété 45 jours suivants la réception de tous les éléments nécessaires. S’il est impossible que le traitement soit fait dans les délais prévu, le responsable de l’accès doit en aviser la personne plaignante et lui donner les raisons ainsi qu’une nouvelle date prévue. 

Un registre des plaintes est tenu et contient les éléments suivants concernant toutes les plaintes reçues : 

  • Numéro de la plainte; 

  • Nom, prénom et coordonnées de la personne plaignante; 

  • Date de réception de la plainte par le responsable; 

  • Conclusion quant à sa recevabilité ou non; 

  • Description de la plainte et renseignements personnels visés; 

  • Démarches entreprises; 

  • Date de réponse à la personne plaignante; 

  • Conclusion (caractère fondée ou non); 

  • Recommandations/mesures de correction; 

  • Commentaires. 

 

Rôles et responsabilités au sein de l’entreprise : 

La direction et responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels : 

  • Approuve la présente procédure et veille à son application; 

  • S’assure que le Comité apporte le suivi nécessaire aux rapports produits relativement à la protection des renseignements personnels; 

  • Traite toute insatisfaction ou plainte mettant en cause le Comité avec la protection des renseignements personnels et informe la personne plaignante du résultat du traitement de son insatisfaction; 

  • Reçoit les plaintes et en détermine la recevabilité à l’aide des critères de cette procédure; 

  • Communique avec la personne plaignante dans les meilleurs délais et l’informe de la façon que sa plainte sera traitée ainsi que les démarches nécessaires; 

  • Informe la personne plaignante des conclusions ainsi que les correctifs/recommandations faits en lien avec sa plainte; 

  • Consigne dans le registre de plaintes toute plainte relative à la protection des renseignements personnels; 

  • Procède à une évaluation annuelle des plaintes ainsi que les procédures et règles mises en place concernant la protection des renseignements personnels. 

Comité sur l’accès et la protection des renseignements personnels : 

  • Approuve la présente procédure; 

  • Analyse les rapports portant sur les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et applique les recommandations de la dirigeante/responsable de la protection des renseignements personnels; 

  • Détermine les actions à poser en matière de protection des renseignements personnels et formule des recommandations à la dirigeante/responsable de la protection des renseignements personnels; 

  • Assure le respect de la présente procédure au sein de l’entreprise et voit à ce que les plaintes soient acheminés à la responsable de la protection des renseignements personnels; 

  • Collaborent avec la responsable de la protection des renseignements personnels lors des traitements des plaintes, au besoin. 

Encadrement légal, règlementaire et administratif 

La présente procédure tient compte des obligations qui découlent des textes suivants : 

  • La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé; 

  • La politique de gestion des renseignements personnels de l’entreprise Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc.; 

  • La procédure de gestion des incidents de confidentialité de l’entreprise Physiothérapie Nouvelle-Acadie Inc.